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Software de gestión de clínicas de fisioterapia y osteopatía: todo lo que necesitas saber
Mar
Tabla de contenidos
- Funciones clave de un software de gestión de clínica
- #1 Agenda digital
- # 2 Historial clínico digital
- #3 Facturación automatizada
- #4 Comunicación con los pacientes
- #5 Estadísticas
- #6 Firma digitalizada de documentos
- Ventajas de utilizar un software de gestión de clínica
- Inconvenientes de utilizar un software de gestión de clínica
- Cómo saber qué programa de gestión es el adecuado para mí
- Artículos relacionados
- Digitalización de la clínica: qué es y cómo te diferencia
- Software de gestión de clínicas de fisioterapia y osteopatía: todo lo que necesitas saber
En el mundo de la fisioterapia y la osteopatía, la gestión eficiente de la clínica es fundamental para brindar un servicio de calidad y mantener la satisfacción de los pacientes.
Y lo que es casi más importante: para reducir el estrés del equipo, tanto si eres un ejército de uno como si sois más.
En este sentido, los software de gestión de clínicas juegan un papel crucial al proporcionar herramientas y funcionalidades que simplifican las tareas administrativas y optimizan los procesos internos.
Todas aquellas tareas que pueda hacer la tecnología, ¿por qué las vas a hacer tú?
En este artículo, exploramos qué es un software de gestión de clínica de fisioterapia y osteopatía, qué funciones debería tener, las ventajas de utilizarlo, los posibles inconvenientes y cómo elegir el más adecuado para tus necesidades.
¿Empezamos?
Qué es un software de gestión de clínica de fisioterapia y osteopatía
Un software de gestión de clínica es una herramienta tecnológica diseñada específicamente para ayudar a los profesionales de la fisioterapia y la osteopatía a administrar de manera eficiente sus clínicas.
También habrás oído hablar de programa informático o de Saas (Service as a Service), que es lo mismo pero no es igual. Lo explicamos: un programa o software puede estar instalado en un dispositivo o puede estar en la nube.
En el primer caso, una vez instalado, para tener las actualizaciones debes comprarlas e instalarlas a mano.
¿Y si se estropea el ordenador?
En ese caso, es muy probable que pierdas la información de manera total o parcial. Sobre todo si no tiene servicio de mantenimiento ni hay equipo técnico detrás para ayudarte a recuperar el sistema en la medida de lo posible.
Por el contrario, los SaaS como iFisia, tienen toda la información alojada en servidores remotos en lugar de estar instalados en un dispositivo físico en tu clínica.
Esa es una de sus enormes ventajas, ya que te permite tenerlo en cualquier dispositivo que tenga internet ya sea ordenador, tablet o móvil y las actualizaciones se hacen de manera automática.
De las ventajas de utilizar un software de gestión en la nube en clínicas de fisioterapia y osteopatía hablaremos un poco más adelante. Ahora volvamos a sus funcionalidades.
Este tipo de software centraliza y automatiza infinidad de tareas que hay que hacer en una clínica como el negocio que es.
Sí, hemos dicho negocio.
Ya sabemos que en el sector de la salud las palabras empresa, negocio o emprendimiento a veces echan para atrás. Y está claro que, cuando se estudia para ser fisioterapeuta u osteópata, en lo último que se piensa es en las finanzas o en la organización.
Peeeero, la realidad es que ejercer la profesión trae consigo tareas administrativas varias como la gestión de citas, registrar la información de los pacientes, cumplir con las políticas de privacidad o facturar.
Además de llevar a cabo la terapia, hacer el seguimiento de los tratamientos, explicar a los pacientes qué les sucede, etc.
Vamos, que tienes una empresa en toda regla y la memoria y el tiempo son limitados.
Y ahí es donde entra un programa de gestión de fisioterapia y osteopatía. Profundicemos en qué características debe tener para que te ayude hacer bien tu trabajo y te libere de tareas repetitivas de poco valor.
Funciones clave de un software de gestión de clínica
Como decíamos, un software de gestión de clínica debe ser apoyo clínico y administrativo a la vez. Y con esa intención está construido iFisia.
Toma nota de lo que iFisia puede hacer por ti.
#1 Agenda digital
La agenda permite programar y gestionar citas de manera eficiente, evitando conflictos y optimizando el tiempo de los profesionales.
Y, por si todavía no lo sabías, la agenda es tu mejor amiga.
Es esa funcionalidad que te va a quitar carga mental, te ahorra tiempo de cuadrar agendas, organizar el día a día a tu ritmo y a no dar citas erróneas, sobre todo si sois varios profesionales en la clínica.
Eso sí, para que sea una ayuda y no un engorro, debe ser intuitiva y con pocos pasos como la de iFisia.
Estas son algunas cosas que puedes hacer desde la agenda de iFisia:
- Dar citas con dos clicks.
- Asignar colores a cada profesional y a cada sesión.
- Visualizar las citas de cada miembro del equipo por día, semana o mes.
- Dar citas o bloquear horas.
- Acceder al historial clínico y documentos del paciente desde la cita de la agenda.
- Cobrar, generar facturas o tickets e imprimirlos desde el calendario de la agenda.
# 2 Historial clínico digital
El historial facilita el registro y la consulta de la información médica de los pacientes de forma rápida y segura.
En el historial puedes tener a tu alcance toda la información sobre cada paciente en un único lugar para dar mejor servicio, ahorrar tiempo de consulta y tener los consentimientos y cobros al día.
Ahí van algunas de las características del historial de iFisia que, además,están diseñadas por fisioterapeutas y osteópatas :
- Historia clínica y anamnesis de cada paciente en su propia ficha.
- Guarda informes como radiografías o analíticas.
- La historia clínica está diseñada por fisioterapeutas y osteópatas para guiarte en el proceso de recogida de información sobre el paciente.
- Modelos anatómicos incluidos.
- Puedes seleccionar patologías y síntomas de listados preconfigurados.
- Permite crear tu propio protocolo de trabajo como apoyo en tu razonamiento clínico.
- Genera, imprime o envía informes de tus pacientes en un solo paso.
Si eres osteópata, te interesará también saber que tiene un módulo de osteopatía con modelos anatómicos específicos y árboles de lesiones por áreas Estructural, Craneal y Visceral.
#3 Facturación automatizada
¡Ay la facturación! Esto sí que no te lo contaron en la universidad, ¿eh?
No conocemos a ningún profesional de la fisioterapia y osteopatía que disfrute haciendo facturas. Por eso un software de gestión de clínica que incluya esta opción es una bendición.
Tener la facturación automatizada e integrada con todas las áreas de la clínica agiliza el proceso de facturación y permite llevar un control preciso de los ingresos y gastos de la clínica.
La tentación de hacerlo en excel o de acumular todo para el final del mes o del trimestre es grande, lo sabemos. No obstante, lo desaconsejamos del todo.
Hemos visto profesionales invertir el doble de tiempo, perder dinero, volver majara a su asesoría, tener inspecciones de Hacienda, etc, etc, etc por no llevar una facturación ordenada y al día.
Con iFisia puedes:
- Generar tickets de venta y facturas de productos, bonos y servicios de forma sencilla y rápida.
- Tener controlados los cobros de las sesiones de una forma visual que te ayude a no olvidarte de los pendientes.
- Controlar tus gastos de clínica de forma sencilla.
- Calcular de manera automática IVA e IRPF según servicio o producto.
- Establecer series de facturas y asignar cada factura al profesional.
- Generar un archivo para enviar la facturación a tu asesoría y agilizar la declaración trimestral.
Lo de que a partir del año que viene será obligatoria la facturación digital y subirla directamente a la Agencia Tributaria lo dejamos para otro artículo, que tiene tela.
#4 Comunicación con los pacientes
Un buen programa de clínica de fisioterapia debe ofrecer herramientas para mantener una comunicación fluida con los pacientes.
Ellos agradecerán estar informados, tu negocio no pierde oportunidades, disminuyes el estrés por no poder coger las llamadas, reduces el absentismo y mandas de tu agenda y no al revés. Todo ventajas, vamos.
¿A qué llamamos herramientas?
- Enviar comunicaciones por email o WhatsApp sin coste.
- Ofrecer la opción de coger, modificar o anular cita online.
- Todas las reservas de hora se actualizan al momento en la agenda general, vengan de donde vengan.
- Bloquear horarios en los que no quieras (o puedas) trabajar y no que no aparezcan como disponibles en el calendario.
#5 Estadísticas
La información es poder por lo que un programa de gestión debería ser un superpoder para una clínica que le permita tomar decisiones informadas y mejorar la eficiencia.
¿Qué estadísticas te proporciona iFisia?
- Cantidad de sesiones programadas.
- Porcentaje de citas anuladas.
- Tasa de absentismo.
- Pacientes atendidos por cada profesional.
- Servicios más demandados.
- Horarios favoritos de los pacientes.
- Facturación general y por profesional.
- Formas de pago más utilizadas.
Y todo en un dashboard o cuadro de mandos muy visual para que puedas analizar los datos rápidamente.
#6 Firma digitalizada de documentos
Si hay una tarea de poco valor para tu trabajo es tener al día los consentimientos informados y la ley de protección de datos, pero no queda otra.
- Organiza la firma de los consentimientos informados de tus pacientes de manera digitalizada a través de tablet.
- Crea tantos consentimientos informados como sea necesario para tu actividad y tratamientos.
- Obtén la firma digitalizada de manera segura y cómoda, sin necesidad de papel.
- Ten al día las aprobaciones de procedimientos y tratamientos marcados por la ley sin esfuerzo.
Ventajas de utilizar un software de gestión de clínica
Aunque ya habrás sacado tus propias conclusiones, vamos con los pros de utilizar un software de gestión en tu clínica de fisioterapia y/o osteopatía en la nube como iFisia:
- Simplifica al máximo todas las tareas que no aporten valor y te libera de tareas repetitivas de poco valor.
- Despídete del tiempo dedicado a cuadrar calendarios.
- Puedes trabajar en una sola plataforma desde donde quieras y como quieras: ordenador, tablet o móvil.
- Integra todas las áreas de la clínica de fisioterapia logrando que puedas tener un negocio rentable, que te permita tener la vida que quieres y no sentirte esclavizado por tu trabajo.
- Te ayuda a centrarte en dar un servicio de fisioterapia excepcional porque te puedes anticipar a las necesidades de tus clientes y fomentar su fidelidad.
- Reduce la necesidad de papeleo físico ahorrándote papel, espacio y tiempo de archivado.
- Todo el equipo puede estar bien coordinado evitando malentendidos a la hora de dar citas.
- Puedes reducir el absentismo enviando recordatorios.
- …
Pasemos a los inconvenientes, que todo en la vida tiene un lado oscuro.
Inconvenientes de utilizar un software de gestión de clínica
¿Cuál es la peor parte de empezar a trabajar con un programa de gestión?
- El coste inicial: la implementación de un software de gestión en condiciones conlleva una inversión inicial. Eso sí, si divides el coste entre el número de sesiones mensuales que haces, te darás cuenta de que es un coste relativamente bajo.
- La curva de aprendizaje: adaptarse a nuevas rutinas siempre requiere esfuerzo, siempre. Y si está la tecnología por medio, a veces se percibe como peor. Por eso es importante que elijas un software donde haya un equipo que te acompañe en el proceso.
- La dependencia tecnológica: en otros tiempos en los que los programas no estaban en la nube, existía el riesgo de depender demasiado de la tecnología por si había fallos. Sin embargo, con un software en la nube, es muy improbable que te quedes sin internet y sin ningún dispositivo.
Cómo saber qué programa de gestión es el adecuado para mí
Para ir acabando, te daremos unas recomendaciones para escoger bien tu software de gestión de clínica de fisioterapia y/o osteopatía.
Es importante considerar la facilidad de uso, la escalabilidad por si tu clínica crece, el soporte técnico y que las funcionalidades específicas se adapten a las necesidades de tu clínica, que softwares hay muchos, pero especializados en fisioterapia y osteopatía no tantos.
Si quieres que te hagamos una demo para enseñarte iFisia por dentro, no tienes más que contactarnos.
¡Salud!
